Mengadopsi Sistem Manajemen Mutu untuk usaha mikro: Sebuah eksperimen

Tulisan berikut adalah bagian dari business plan yang sedang disusun.

OPERATION PLAN

Memilih Lokasi Usaha (Choose Effort Place)

Lokasi usaha untuk membuka Toko Obat ini haruslah lokasi yang strategis, dalam artian lokasi dimana terdapat banyak calon pembeli atau berhubungan langsung dengan calon pembeli. Beberapa hal penting yang akan dijadikan pertimbangan dalam menentukan lokasi usaha, sebagai berikut:

1. Lokasi usaha dilalui jalur transportasi dua arah. Sebaiknya lokasi berada disisi sebelah kiri karena itu merupakan jalur orang pulang kerja. Perhatikan pula kepadatan penduduk pada masing-masing sisinya. Hindari memilih lokasi di jalur cepat atau jalan protocol.
2. Sosio antropologis penduduk setempat, seperti: tingkat perekonomian, kepadatan, mata pencaharian, perbandingan penduduk asli dengan pendatang, tingkat pendidikan dan pengetahuan.
3. Lokasi didekat fasilitas umum dan atau dipusat usaha/perdagangan.
4. Tingkat keamanan dan kenyamanan dilingkungan sekitar lokasi usaha.
5. Intensitas kesibukan penduduk dan akses transportasi.
6. Ketersediaan tempat parker.

Tahapan Mencari Lokasi Usaha (Stage Looks for Effort Location)

1. Survei

Survei akan dilakukan pada pagi, siang, sore dan malam hari yang bertujuan untuk dapat mengasumsikan potensi keramaian daerah tersebut dan juga untuk dapat mengetahui tingkat persaingan usaha sejenis didaerah itu.

2. Analisa potensi pasar

Mempelajari aktifitas manusia didaerah tersebut merupakan tahapan selanjutnya yang kemudian akan dijadikan bahan untuk membuat klasifikasi pasar berdasarkan tingkatan ekonomi. Hal ini dijadikan sebagai referensi dalam menentukan target pasar dari usaha yang akan dijalankan.

3. Aksesbilitas

Melakukan pengamatan dan mempelajari aktifitas transportasi disekitar lokasi usaha untuk mendapatkan referensi jalur transportasi serta asumsi cara publikasi/promosi yang tepat dan efektif kepada calon konsumen.

4. Keamanan dan kenyamanan

Mencari informasi secara menyeluruh mengenai daerah tersebut, karena hal tersebut akan berpengaruh terhadap keamanan dan kenyaman usaha, karyawan konsumen/calon konsumen.

Sistem Operasional

System operasional didesain untuk mencapai tujuan mengendalikan proses operasional sehingga usaha memiliki standar/prosedur yang jelas dalam menjalankan kegiatannya. Dengan adanya standar/prosedur tersebut diharapkan tercipta konsistensi out put, berupa pencapaian sasaran usaha, yang terdiri dari: sasaran keuangan, kepuasan pelanggan, penguasaan proses operasional yang efektif dan efisien, pembelajaran dan pertumbuhan.

1. Pengendalian supplier, pembelian dan pengadaan barang

Pengendalian supplier, pembelian dan pengadaan barang mutlak dilakukan berdasarkan pertimbangan factor kualitas, harga dan kesinambungan pasokan/pengadaan (quality, cost and delivery). Hal tersebut dilakukan untuk mendapatkan barang yang berkualitas baik dengan jaminan kesinambungan pasokan/pengadaan dan harga yang kompetitif. Pembelian barang diutamakan dengan cara pembayaran tempo (due payment) dan atau konsinyasi (consignment).

2. Pengendalian persediaan barang

Persediaan barang sangat penting dilakukan karena menyerap sekitar 40% dari investasi. Pengendalian persediaan barang dilakukan supaya jumlah barang yang harus disediakan dan waktu barang tersebut harus disediakan dapat terkendali. Hal ini untuk menghindari penumpukan barang di gudang, kehabisan persediaan, perubahan harga. System pengendalian persediaan dibangun untuk dapat mengakomodasi pengklasifikasian persediaan dalam kategori berdasarkan kebutuhan dan menjaga keakurasian pencatatan persediaan.

Kategori klasifikasi persediaan barang bias berdasarkan tingkat kesinambungan sirkulasi keluar masuk barang tersebut (trend penjualan).

Untuk menjamin keakuratannya, maka pencatatan persediaan didesain agar dapat memperlihatkan laporan berupa: persediaan awal, persediaan akhir (data harus selalu di up date), rekapitulasi barang (barang yang diterima, dikeluarkan maupun di-retur).

Kebijakan pengendalian persediaan barang tersebut diatas akan diterapkan dengan mengadopsi JIT (Just In Time) inventory system.

Pengendalian persediaan juga mengatur mengenai penyimpanan barang digudang dan atau di toko/display. Supaya tertata dengan baik maka penyimpanan barang menerapkan system FIFO (First In First Out), selain 5 P (Pemisahan, Penyimpanan, Pembersihan, Pemeliharaan, Pembiasaan) dan penetapan critical point untuk suatu jenis barang yang rentan terhadap kondisi tertentu.

3. Pengendalian penjualan

Pengendalian penjualan meliputi analisis, penelaahan dan penelitian terhadap pelaksanaan Marketing Plan dalam mencapai volume penjualan yang dikehendaki dengan biaya yang wajar. Penjualan harus dikendalikan agar dapat dicapai hasil pengembalian sebaik-baiknya atas investasi. Secara terperinci hal ini akan dibahas dalam point Marketing Plan.

4. Jaminan kualitas dan pengawasan proses operasional

Jaminan akan kualitas memungkinkan barang berada pada tingkat paling ekonomis dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan secara keseluruhan. Kegiatan penjaminan kualitas, yang meliputi pengendalian kualitas dan pemastian mutu, bertujuan supaya konsumen memperoleh barang dengan kualitas terbaik.

Pengawsan proses operasional diperlukan untuk membantu manajemen dalam memberikan informasi yang akurat, tepat dan cepat demi menjaga kelangsungan usaha. Pengawasan terhadap jalannya proses operasional dapat membantu memastikan system yang sedang dijalankan efektif dan terkendali.

5. Analisa data, tindakan perbaikan, pencegahan dan peningkatan berkelanjutan

Setiap proses tahapan operasional dicatat dan didokumentasikan. Catatan dan dokumen tersebut dikendalikan untuk selanjutnya dijadikan bahan analisa data. Melalui analisa data, dapat dilihat kesesuaian antara standar operasional dengan proses aktualnya.

Jika terjadi suatu penyimpangan, analisa data dapat menyajikan identifikasi permasalahan yang timbul, factor-faktor penyebab terjadinya dan kemungkinan-kemungkinan tindakan perbaikan yang dapat diambil serta efektifitas tindakan perbaikan yang dilakukan.

Lebih jauhnya, analisa data dapat menggambarkan suatu gejala umum dari suatu penyimpangan dalam proses operasional. Dengan demikian, dapat diambil langkah supaya potensi penyimpangan tersebut tidak menjadi masalah dengan mengambil tindakan pencegahan.

Dari pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan dapat mengarahkan kita kepada peningkatan yang berkelanjutan, sehingga proses operasional dapat berjalan secara efektif dan efisien.

6. Pengendalian Sumber Daya Manusia

Pengendalian sumber daya manusia adalah suatu proses terpadu dalam strategi untuk mendapatkan, memanfaatkan, mempertahankan dan meningkatkan kualitas tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan sekarang dan perkembangan yang akan dating.

Pengendalian sumber daya manusia meliputi proses rekrutmen, pelatihan, pengidentifikasian skill map personil dan penetapan job description.

Dengan terkendalinya sumber daya manusia, diharapkan pekerjaan atau tugas-tugas guna mencapai sasaran usaha yang sudah ditetapkan dapat berjalan secara optimal.

7. Tinjauan manajemen

Manajemen secara periodic melakukan tinjauan terhadap kesesuaian antara proses-proses yang dijalankan dengan pencapaian sasaran yang telah ditetapkan.

Peralatan dan Fasilitas

Peralatan dan fasilitas yang diperlukan untuk menunjang operasional Toka Obat ini adalah, sebagai berikut:

• 1 unit toko
• 1 unit gudang
• 1 set etalase untuk display
• 1 set rak
• 1 set meja kursi untuk kassa
• 1 set stampel dan alat tulis kantor lainnya
• 1 unit PC
• Tempat parkir
• 1 set papan reklame
• 1 set pallet

Peralatan dan fasilitas tersebut diatas masih bisa didesain dalam menjaga efektifitas dan efesiensi operasional Toko Obat yang akan dijalankan nantinya.

Organisasi dan Manajemen

Job description

• Pengelola

Pengelola bertugas membawahi dan mengawasi bagian-bagian yang menjalankan proses manajemen, proses operasional dan proses pendukungnya. Dengan kata lain, pengelola inilah yang akan membawa dan mengarahkan usaha Toko Obat ini mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

• Bagian Administrasi dan Keuangan

Bagian administrasi dan keuangan memiliki tugas-tugas sebagai berikut:

Membuat Laporan Keuangan (neraca, laporan laba-rugi, laporan arus kas dan laporan perubahan modal) dan melaporkannya kepada pengelola secara periodic.

Bertanggung jawab terhadap pengendalian dokumen dan catatan pada proses manajemen, proses operasional maupun proses pendukungnya serta melakukan analisa data sebagai salah satu bahan pengelola dalam melaksanakan tinjuan manajemen.

Membuat program rekrutmen sesuai dengan kebutuhan perkembangan usaha dan merancang system pelatihan terhadap sumber daya manusia yang ada supaya memenuhi standar kompetensi yang telah ditetapkan. Dari program pelatihan tersebut, kompetensi sumber daya manusia yang tersedia harus tergambar dalam bentuk skill map.

Mempersiapkan bahan tinjauan manajemen dan memverifikasi tindaklanjutnya, dalam hal ini termasuk memverifikasi tindakan perbaikan, pencegahan dan peningkatan yang berkelanjutan.

Membuat metoda yang dapat mengukur tingkat kepuasan pelanggan.

• Bagian Gudang

Tugas bagian gudang melakukan hubungan dan atau komunikasi dengan pihak supplier, menerapkan JIT (Just In Time) inventory system, FIFO (First In First Out) dan 5 P (Pemisahan, Penyimpanan, Pembersihan, Pemeliharaan, Pembiasaan) dalam melakukan pengendalian persediaan serta berkoordinasi dengan Penjaga Toko dalam melakukan penjaminan kualitas barang mulai diterima dari supplier hingga sampai ke tangan pelanggan.

• Penjaga Toko

Membantu bagian gudang dalam penerapan JIT (Just In Time) inventory system, FIFO (First In First Out) dan 5 P (Pemisahan, Penyimpanan, Pembersihan, Pemeliharaan, Pembiasaan) dan penjaminan kualitas barang.

Mencatat volume penjualan dan melaporkannya kepada pengelola melalui bagian administrasi dan keuangan.

Melakukan pelayanan kepada pelanggan dengan 3 S (Senyum, Salam, Sapa).

• Sales Motoris

Melakukan terobosan-terobosan dalam mengembangkan daerah pemasaran baik langsung ke konsumen, pengecer ataupun menjajaki kerja sama dengan tenaga kesehatan.

Struktur organisasi dan job description tersebut diatas disusun dalam rangka memperjelas alur kerja (memperjelas tugas dan tanggung jawab), meskipun demikian dalam prakteknya tugas dan tanggung jawab tersebut dapat dirangkap dan dilaksanakan hanya oleh beberapa personil saja (minimal 2 personil, tidak termasuk personil untuk sales motoris).

Standar Kompetensi

• Pengelola

Memiliki jiwa kepemimpinan, jiwa wirausaha, inovatif, mengetahui proses operasional, proses manajemen dan proses pendukungnya.

• Bagian Administrasi dan Keuangan

Menguasai manajemen sumber daya manusia, system manajemen mutu dan dapat membuat laporan keuangan.

• Bagian Gudang

Menguasai teknik negosiasi, memiliki hubungan denga supplier, menguasai JIT (Just In Time) inventory system, FIFO (First In First Out) dan 5 P (Pemisahan, Penyimpanan, Pembersihan, Pemeliharaan, Pembiasaan) dan memiliki pengetahuan mengetahui kualitas obat.

• Penjaga Toko

Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik dan memiliki wawasan mengenai obat.

• Sales Motoris

Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik dan memiliki wawasan mengenai obat

Manajemen

Proses operasional, proses manajemen dan proses pendukung merupakan proses internal sebagai salah satu alat bantu dalam mencapai sasaran usaha yang ditetapkan, terutama sasaran meraih kepuasan pelanggan dan sasaran pembelajaran dan pertumbuhan. Dengan demikian, pengelola dapat merumuskan sasaran yang dilengkapi dengan indicator yang seimbang dan saling memiliki keterkaitan (antara sasaran untuk mencapai kepuasan pelanggan, sasaran financial, sasaran pembelajaran dan pertumbuhan, serta sasaran proses internal). Sehingga pengelola dapat merencanakan sasarannya dan investor tidak ragu untuk menanamkan uangnya.